Mỗi lần có người hỏi phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay là cái nào, đội ngũ bên mình lại phải hỏi ngược lại: bạn đang làm một mình hay cùng một nhóm? Câu trả lời quyết định gần như mọi thứ. Một freelancer nhận vài khách hàng mỗi tháng cần một kiểu công cụ, còn nhóm mười người cùng đẩy một sản phẩm lại cần kiểu khác hẳn. Vì vậy, chúng tôi luôn khuyên bạn bắt đầu từ nhịp làm việc thật của mình, rồi mới đi tìm công cụ.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất là gì và nên hiểu thế nào cho đúng?
Nhiều người mới bắt đầu thường tìm một cái tên đứng đầu bảng xếp hạng rồi cài ngay. Chúng tôi đã gặp không ít trường hợp công cụ quá phức tạp và bị bỏ dở chỉ sau hai tuần. Nguyên nhân thường không nằm ở công cụ, mà ở chỗ người dùng không có thời gian làm quen. Họ mở ra, thấy cả chục menu, rồi quay lại nhắn tin qua Zalo như trước.
Trước khi so sánh bất kỳ sản phẩm nào, bạn nên tự trả lời ba câu hỏi. Nhóm của bạn có bao nhiêu người? Ngân sách dành cho công cụ là bao nhiêu? Và công việc chính của bạn thuộc dạng nào, là viết nội dung, thiết kế, lập trình hay tư vấn? Ba câu trả lời này sẽ thu hẹp lựa chọn nhanh hơn bạn nghĩ.
Nói đơn giản, phần mềm quản lý dự án là nơi bạn ghi lại việc cần làm, người phụ trách và hạn chót. Có công cụ chỉ dừng ở mức bảng công việc, giống những tấm thẻ dán trên tường. Có công cụ vẽ được biểu đồ tiến độ. Cũng có công cụ gom lịch, tài liệu và trao đổi vào một chỗ. Mỗi loại hợp một kiểu người khác nhau. Không có loại nào đúng cho tất cả mọi người.
Vì sao freelancer và nhóm nhỏ nên dùng công cụ quản lý dự án?
Có lần một bạn sinh viên làm freelancer kể với đội ngũ chúng tôi rằng bạn ấy trễ deadline một bài viết. Yêu cầu nằm trong một tin nhắn đã bị trôi, còn file mẫu lại nằm trong một email khác. Nghe thì nhỏ, nhưng lặp lại vài lần là đủ để mất khách hàng. Đó không phải chuyện lười biếng, mà là chuyện thông tin bị rải rác khắp nơi.
Khi mọi việc được gom về một nơi, bạn chỉ cần nhìn một chỗ là biết hôm nay phải làm gì. Nhóm nhỏ cũng bớt phải hỏi lại nhau “ai đang làm phần này?” mỗi buổi sáng. Bạn sẽ thấy rõ việc nào đang chờ phản hồi, việc nào đã xong và việc nào sắp trễ. Đó là lý do nhiều người làm nghề tự do chuyển sang dùng công cụ quản lý sớm hơn họ dự tính.
Tiêu chí nào giúp bạn chọn đúng phần mềm?
Quy mô là điều đầu tiên nên cân nhắc. Một công cụ được thiết kế cho doanh nghiệp hàng trăm người thường đi kèm rất nhiều tính năng mà nhóm ba người sẽ không bao giờ đụng tới. Bạn phải mất thời gian sàng lọc menu, và đôi khi chính sự rườm rà ấy làm nản lòng cả đội. Hãy chọn thứ vừa đủ với nhu cầu hiện tại, còn tính năng nâng cao thì để sau.
Độ dễ dùng là tiêu chí thứ hai. Thời gian làm quen nên được tính bằng ngày, không phải bằng tháng. Nếu sau một buổi chiều mà bạn vẫn chưa biết tạo việc mới ở đâu, khả năng cao là cả nhóm cũng sẽ bỏ cuộc. Một mẹo đơn giản là nhờ một thành viên chưa từng dùng thử tạo một việc, xem họ mất bao lâu.
Thứ ba là khả năng theo dõi tiến độ. Bảng Kanban cho bạn thấy công việc đang nằm ở cột nào, còn biểu đồ Gantt thể hiện các đầu việc phụ thuộc nhau ra sao. Nếu một việc trễ, bạn sẽ thấy ngay việc nào phía sau sẽ bị kéo theo. Bạn không nhất thiết phải có cả hai, nhưng cần biết rõ mình thật sự cần cái nào.
Ngoài ra, hãy xem thêm ba điểm sau:
- Khả năng kết nối với email, lịch và nơi lưu tài liệu bạn đang dùng.
- Chi phí, gồm bản miễn phí giới hạn những gì và gói trả phí tính theo người dùng hay theo dự án.
- Bảo mật và phân quyền, để biết ai được xem, ai được sửa và khách hàng có được truy cập hay không.
So sánh ba nhóm phần mềm quản lý dự án đang được dùng nhiều
Để dễ hình dung, chúng tôi chia thị trường thành ba nhóm chính. Chúng tôi không đi sâu vào từng thương hiệu, vì giới hạn của bản miễn phí thay đổi khá thường xuyên. Bạn nên tự kiểm tra lại trước khi quyết định, đừng dựa hoàn toàn vào bài viết này.
Nhóm đầu tiên là bảng công việc kiểu Kanban. Ưu điểm là dễ hiểu và thao tác kéo thả nhanh, một thành viên mới gần như dùng được ngay. Nhược điểm là khó theo dõi quan hệ phụ thuộc giữa nhiều việc. Nhóm này hợp với freelancer và các đội nhỏ làm nội dung hoặc thiết kế, nơi mỗi đầu việc khá độc lập.
Nhóm thứ hai có biểu đồ Gantt. Điểm mạnh là nhìn rõ tiến độ và mốc thời gian của từng chặng. Điểm yếu là hơi nặng với người mới bắt đầu, và cần thời gian để nhập dữ liệu ban đầu cho đúng. Nếu dự án của bạn có nhiều giai đoạn nối tiếp nhau, như lập trình website hay làm sản phẩm đào tạo, đây là lựa chọn đáng cân nhắc kỹ.
Nhóm thứ ba là các công cụ đa chức năng, gom được lịch, tài liệu và trao đổi trong cùng một không gian làm việc. Tuy nhiên, nếu không cấu hình gọn gàng ngay từ đầu, mọi thứ rất dễ rối lên. Nhóm này phù hợp với những đội vài người muốn làm mọi việc trên một nền tảng duy nhất.
Đừng chỉ đọc quảng cáo rồi quyết định. Hãy mở thử bản miễn phí, tạo một dự án thật và xem giới hạn nằm ở đâu. Đội ngũ bên mình từng thấy có người chỉ phát hiện ra mình không thể thêm thành viên thứ tư khi đã nhập gần hết dữ liệu. Thử sớm sẽ tránh được cảm giác bị kẹt giữa chừng.
Chọn theo đối tượng: cá nhân, freelancer, nhóm nhỏ hay doanh nghiệp
Nếu bạn làm một mình, hãy ưu tiên sự đơn giản và tính năng nhắc deadline. Bản miễn phí thường đã đủ dùng ở giai đoạn này. Bạn không cần trả tiền cho những thứ chưa cần đến, và cũng nên tránh công cụ quá nặng khiến việc ghi chép trở thành gánh nặng.
Với nhóm từ ba đến mười người, bạn sẽ cần phân công rõ ràng hơn. Nên có chỗ để bình luận trực tiếp trên từng việc, thay vì gửi tin nhắn riêng lẻ, và có cái nhìn tổng thể về tiến độ của cả đội. Khi bản miễn phí bắt đầu chật chội về số dự án hay số thành viên, đó là lúc nên xem xét gói trả phí.
Doanh nghiệp vừa và lớn thường quan tâm đến phân quyền theo phòng ban, báo cáo tổng hợp và khả năng kết nối với hệ thống nhân sự hay kế toán sẵn có. Ở quy mô này, việc chọn công cụ nên đi kèm với rà soát lại quy trình làm việc. Thay phần mềm mà giữ nguyên cách làm cũ thì hiệu quả sẽ không khác gì mấy.
Các bước triển khai để công cụ thực sự phát huy tác dụng
Đừng cài công cụ khi bạn chưa rõ quy trình của mình. Hãy viết ra bốn điều: một việc đi từ trạng thái nào sang trạng thái nào, ai là người duyệt, bao lâu báo cáo một lần và việc nào là gấp nhất. Có được bốn câu trả lời này, bạn mới biết nên cấu hình công cụ ra sao. Chúng tôi thường thấy các nhóm bỏ qua bước này và phải làm lại từ đầu sau vài tháng.
Sau đó, hãy thử bản miễn phí với một dự án nhỏ trong khoảng hai đến bốn tuần. Đừng dùng ngay dự án quan trọng nhất để làm thử. Trong thời gian này, hãy thống nhất quy ước đặt tên công việc, cách gắn nhãn và cách ghi hạn chót, để bất kỳ ai đọc vào cũng hiểu ngay. Một quy ước rõ ràng quan trọng hơn bất kỳ tính năng nào.
Cuối cùng, cứ mỗi chu kỳ hai tuần, dành mười phút để xem công cụ đang giúp bạn hay đang cản trở. Điều chỉnh dần từng chút một. Đừng ngại bỏ những cột hay nhãn mà không ai dùng đến, vì một hệ thống gọn gàng luôn dễ duy trì hơn nhiều so với một hệ thống đầy đủ nhưng bị bỏ quên.
Những sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm quản lý dự án
Sai lầm đầu tiên là chọn công cụ quá phức tạp. Khi thành viên mở ra và thấy cả chục menu, họ thường quay về nhắn tin như trước. Một công cụ không ai dùng thì dù tốt đến đâu cũng vô nghĩa với bạn.
Sai lầm thứ hai là dùng song song nhiều công cụ. Khi thông tin nằm rải rác ở ba nơi khác nhau, không ai biết bản nào mới nhất, và bạn sẽ tốn thời gian chỉ để tìm lại dữ liệu. Hãy chọn một nguồn chính thức duy nhất cho mỗi loại thông tin, ví dụ việc thì ở công cụ quản lý, còn tài liệu thì ở một kho lưu trữ chung.
Sai lầm thứ ba là không gán rõ ai chịu trách nhiệm cho từng việc. Một đầu việc có năm người cùng đứng tên thì trên thực tế thường chẳng ai làm. Mỗi việc nên có đúng một người phụ trách, dù có thể có nhiều người hỗ trợ.
Đừng quên bảo mật. Hãy kiểm tra dữ liệu có được mã hóa không, có sao lưu tự động không, và bạn có xuất được dữ liệu ra ngoài khi cần hay không. Những điều này rất dễ bị bỏ qua lúc mới đăng ký, nhưng lại là thứ cần nhất khi có sự cố xảy ra.
Chi phí và lợi ích: nên dùng miễn phí hay trả phí?
Bản miễn phí thường đủ dùng khi bạn làm việc một mình hoặc trong nhóm dưới năm người và chưa có nhiều dự án chạy song song. Với nhu cầu này, trả tiền quá sớm có thể là khoản chi không cần thiết. Hãy dùng miễn phí cho đến khi bạn thật sự chạm giới hạn.
Có vài dấu hiệu cho thấy đã đến lúc nâng cấp. Bạn phải lách giới hạn số dự án, công cụ thiếu phân quyền cho khách hàng, hoặc mỗi tuần mất vài giờ chỉ để gom báo cáo thủ công. Khi gặp những tình huống này, thời gian tiết kiệm được thường bù đắp chi phí khá nhanh.
Bạn có thể tính đơn giản như sau: lấy số người dùng nhân với giá gói, rồi so với số giờ tiết kiệm được mỗi tháng nhân với giá trị giờ làm việc của chính bạn. Nếu lợi ích cao hơn chi phí, việc nâng cấp là hợp lý. Nếu không, cứ ở lại bản miễn phí thêm một thời gian. Đừng để quảng cáo thúc giục bạn trả tiền khi chưa cần thiết.
Mẹo sử dụng phần mềm quản lý dự án để không trễ deadline
Hãy chia nhỏ mỗi đầu mục thành những việc đủ nhỏ để hoàn thành trong một buổi, rồi gắn hạn cụ thể cho từng việc. “Viết bài” là một việc mơ hồ, còn “viết dàn ý ba mục chính” thì bạn biết mình cần làm gì ngay lập tức. Càng cụ thể, càng dễ bắt đầu.
Đặt nhắc việc trước hạn một ngày, và dành một buổi cố định mỗi tuần để xem lại tiến độ. Đội ngũ chúng tôi nhận thấy nhiều người bị trễ không phải vì không biết việc cần làm, mà vì không có ai hay không có gì nhắc họ đúng lúc. Một khung giờ cố định mỗi tuần thường hiệu quả hơn việc cố nhớ trong đầu.
Công cụ chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là cách bạn quản lý thời gian và lập kế hoạch cho bản thân. Khi kết hợp được cả hai, công việc sẽ không còn dễ bị lọt khỏi tầm mắt, và bạn sẽ bớt cảm giác luôn chạy theo deadline.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý dự án nào miễn phí và đủ dùng cho freelancer?
Đa số công cụ phổ biến đều có bản miễn phí. Với một freelancer làm vài dự án cùng lúc, bản miễn phí thường là đủ. Bạn nên kiểm tra giới hạn số dự án và dung lượng tệp đính kèm trước khi bắt đầu, vì đây là hai chỗ dễ vướng nhất.
Nhóm năm người nên chọn loại phần mềm quản lý dự án nào?
Nhóm năm người thường hợp với công cụ dạng bảng công việc có bình luận và nhắc việc. Nếu dự án có nhiều giai đoạn phụ thuộc nhau, bạn có thể bổ sung biểu đồ Gantt để nhìn rõ hơn. Hãy bắt đầu đơn giản và thêm dần khi thật sự cần.
Có nên dùng nhiều công cụ quản lý dự án cùng lúc không?
Đội ngũ chúng tôi khuyên bạn không nên. Hai công cụ chạy song song đã đủ dễ gây rối. Nếu bắt buộc phải làm vậy, hãy quy định rõ công cụ nào là nguồn chính thức cho từng loại thông tin, để không ai phải đoán xem bản nào mới nhất.
Làm sao biết phần mềm có bảo mật dữ liệu tốt không?
Bạn nên đọc chính sách bảo mật và xem các tùy chọn phân quyền, sao lưu, xác thực hai lớp. Nếu nhà cung cấp không nói rõ dữ liệu được lưu ở đâu và ai có thể truy cập, đó là dấu hiệu bạn nên cân nhắc kỹ hơn trước khi đưa tài liệu khách hàng vào.
Chuyển từ công cụ cũ sang công cụ mới có làm mất dữ liệu không?
Thông thường thì không, nếu bạn xuất dữ liệu cũ ra định dạng chung trước khi chuyển. Dù vậy, hãy sao lưu đầy đủ, nhập thử một phần, kiểm tra lại kết quả rồi mới chuyển toàn bộ. Nếu bạn cần quản lý tài chính song song với dự án, có thể tham khảo thêm phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay để theo dõi thu chi gọn gàng hơn.
Cuối cùng, phần mềm quản lý dự án tốt nhất đối với bạn là công cụ mà nhóm thực sự dùng đều đặn mỗi ngày, chứ không phải cái tên đứng đầu bảng xếp hạng. Nếu muốn so sánh thêm các công cụ hỗ trợ vận hành, bạn có thể xem danh sách phần mềm quản lý kinh doanh, và tham khảo phần mềm quản lý chi tiêu để kiểm soát ngân sách dự án. Chúc bạn tìm được công cụ hợp với nhịp làm việc của mình.