Nhiều bạn freelancer làm nghề được vài năm thường gặp một tình huống quen thuộc. Khách quen ngày càng đông, rồi đến một hợp đồng lớn hơn hẳn mọi lần trước. Lúc này, ý định đăng ký doanh nghiệp để ký kết cho bài bản bắt đầu xuất hiện. Chỉ khi ngồi lại với kế toán, họ mới nhận ra mình đã bỏ sót không ít chi tiết quan trọng, và dịch vụ báo cáo tài chính lúc đó mới được nhắc đến nghiêm túc.
Câu hỏi đầu tiên gần như ai cũng đặt ra là lập công ty xong có bắt buộc làm báo cáo tài chính không? Câu trả lời là có. Muốn hiểu vì sao, bạn cần nắm trước công ty khác cá nhân ở điểm nào. Khi đã hiểu gốc rễ, mọi việc sau đó sẽ dễ tính toán hơn nhiều.
Khi hợp đồng lớn đến, bạn ghi nhận doanh thu thế nào?
Đội ngũ bên mình từng làm việc với một nhóm thiết kế hai người. Họ có khoảng hai mươi dự án mỗi năm và nghĩ mọi thứ đang ổn. Điều thường khiến người làm nghề tự do bất ngờ là doanh thu ghi nhận và tiền thực nhận không đi cùng nhịp. Một hợp đồng ký hôm nay có thể đến tháng sau mới thanh toán, và trong khoảng thời gian đó, công ty vẫn phải trả lương, thuê phần mềm, đóng các khoản cố định.
Vì vậy, trước khi nhận việc lớn, hãy hỏi kỹ điều khoản thanh toán. Ghi nhận doanh thu theo hợp đồng không đồng nghĩa với tiền đã nằm trong tài khoản. Hiểu được khoảng trống này là bước đầu để không bị động khi công việc tăng tốc.
Từ làm cá nhân sang doanh nghiệp, điều gì thay đổi?
Khi còn làm cá nhân, một file bảng tính ghi thu và chi thường là đủ. Với quy mô nhỏ, cách này hoàn toàn hợp lý. Nhưng khi thành lập công ty, mọi thứ bước sang một tầng khác. Công ty là pháp nhân riêng, có tài sản riêng và có nghĩa vụ riêng.
Việc đầu tiên nên làm là tách tài khoản. Tiền khách trả cho công ty phải đi vào tài khoản công ty. Phần bạn dùng để sinh hoạt nên đi qua lương hoặc chia lợi nhuận đúng quy định. Nếu hai dòng tiền còn trộn lẫn, bạn sẽ không biết công việc thực sự lãi hay lỗ. Bên mình từng gặp trường hợp chủ công ty chi tiêu cá nhân ngay từ tài khoản doanh nghiệp. Đến cuối năm, họ giật mình khi không còn phân biệt được đâu là chi phí dự án, đâu là chi tiêu riêng.
Thứ hai là sổ sách. Bảng tính tự theo dõi vẫn nên giữ, nhưng nó không còn đủ. Sổ kế toán phải ghi theo chứng từ, tức là có hóa đơn, có phiếu chi và có hợp đồng đi kèm. Nghe có vẻ nặng, nhưng chính những chứng từ này giúp công ty chứng minh được từng con số trước cơ quan thuế và đối tác.
Một bộ báo cáo tài chính gồm những gì?
Nói đơn giản, báo cáo tài chính là bức tranh tổng thể về sức khỏe của công ty. Nó chụp lại tình hình tại một thời điểm và tổng kết kết quả trong một khoảng thời gian. Thông thường có bốn phần chính.
- Bảng cân đối kế toán: cho biết tại một thời điểm, công ty đang sở hữu những gì như tiền, thiết bị, khoản phải thu, và đang nợ những gì.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: cho biết trong một kỳ công ty thu được bao nhiêu, chi bao nhiêu và lợi nhuận còn lại là bao nhiêu.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: cho biết tiền thật sự vào và ra thế nào. Với freelancer, phần này thường quan trọng hơn người ta nghĩ.
- Thuyết minh báo cáo: giải thích thêm cách tính, các giả định và những điểm bất thường trong kỳ.
Mỗi phần trả lời một câu hỏi riêng. Bảng cân đối cho thấy công ty có đủ vốn xoay vòng hay không. Kết quả kinh doanh cho thấy dự án nào thực sự mang lại lợi nhuận. Lưu chuyển tiền tệ cho thấy tiền có đang bị kẹt ở các khoản chưa thu hay không. Đọc đủ ba phần này cùng lúc, bạn mới có cái nhìn đầy đủ về công việc của mình.
Đọc báo cáo qua một ví dụ thực tế
Quay lại với studio thiết kế nhỏ kia. Khi mở phần lưu chuyển tiền tệ, đội ngũ thấy nhiều khoản vẫn nằm ở mục phải thu, nghĩa là khách hàng chưa thanh toán. Doanh thu nhìn bề ngoài rất đẹp, nhưng tiền thực nhận lại thấp.
Đây là tín hiệu cần để ý. Doanh thu cao mà tiền về chậm cho thấy dòng tiền đang yếu, dù công việc có vẻ suôn sẻ. Khi gặp tình huống như vậy, nên xem lại điều khoản thanh toán với khách. Bạn cũng có thể cân nhắc yêu cầu đặt cọc cho các dự án tiếp theo để giảm rủi ro. Chỉ một thay đổi nhỏ trong cách thu tiền đôi khi đã cải thiện đáng kể tình hình.
Những sai lầm hay gặp khi làm sổ sách
Lỗi phổ biến nhất là trộn chi tiêu cá nhân với chi phí công việc. Ví dụ, bạn mua một chiếc máy ảnh bằng tiền từ tài khoản công ty, vừa dùng cho dự án vừa dùng cho việc riêng, rồi quên ghi lại. Đến lúc quyết toán, phần này rất khó giải thích một cách hợp lý.
Lỗi thứ hai là thiếu hóa đơn đầu vào. Nhiều bạn mua phần mềm, gói lưu trữ hay thiết bị nhưng không lấy hóa đơn, hoặc lấy rồi không lưu lại. Tiền đã chi nhưng không có chứng từ thì khó được ghi nhận là chi phí hợp lý. Theo kinh nghiệm của bên mình, nên lưu hóa đơn ngay khi phát sinh, đừng để dồn đến cuối năm mới xử lý.
Tự làm hay thuê ngoài?
Không phải lúc nào cũng cần thuê dịch vụ bên ngoài. Nếu quy mô còn nhỏ và giao dịch ít, bạn có thể tự theo dõi sổ cơ bản rồi học dần cách đọc báo cáo. Cách này tiết kiệm chi phí và giúp bạn hiểu rõ công việc mình đang làm. Nhiều người mới bắt đầu chọn hướng đi này trước, rồi mới tính đến chuyện thuê ngoài khi công việc lớn lên.
Tuy vậy, khi ngân hàng hoặc đối tác lớn cần xem báo cáo, bạn nên có người làm chuyên nghiệp đứng ra. Báo cáo lập đúng chuẩn và có người chịu trách nhiệm sẽ tạo được độ tin cậy mà bảng tính tự làm khó đạt được. Nếu muốn hình dung quy trình trước khi quyết định, bạn có thể tham khảo cách một đơn vị làm báo cáo tài chính triển khai công việc, từ khâu thu thập chứng từ đến khi có báo cáo hoàn chỉnh.
Nếu bạn đang cân nhắc công cụ quản lý thu chi và nhân sự cho nhóm nhỏ, có thể xem qua danh sách phần mềm chấm công và quản lý để chọn công cụ phù hợp với quy mô của mình. Với các nhóm đang học thêm kỹ năng quản trị, học online miễn phí cho freelancer cũng là nơi bắt đầu hợp lý.
Cách chọn đơn vị làm báo cáo phù hợp
Khi lựa chọn, điều đầu tiên nên hỏi là kinh nghiệm của họ với ngành sáng tạo và dịch vụ số. Mỗi ngành ghi nhận doanh thu và chi phí theo cách khác nhau. Một đơn vị quen với sản xuất hàng hóa có thể chưa thật sự hiểu một dự án thiết kế hay phát triển phần mềm, nơi phần lớn chi phí là thời gian và công cụ.
Đừng ngại yêu cầu xem quy trình làm việc trước khi ký. Hãy hỏi họ cần những chứng từ nào, bao lâu thì có báo cáo, và cách trao đổi khi bạn có thắc mắc. Một đơn vị làm việc rõ ràng thường giải thích được những điều này bằng lời dễ hiểu, không cần dùng quá nhiều thuật ngữ.
Báo cáo giúp ích gì khi vay vốn hay ký hợp đồng lớn?
Đây là lúc báo cáo phát huy giá trị rõ nhất. Khi xin vay vốn, ngân hàng muốn biết công ty có khả năng trả nợ hay không. Khi ký hợp đồng lớn, đối tác muốn chắc rằng bạn đủ năng lực tài chính để hoàn thành cam kết.
Ngoài ra, báo cáo còn giúp bạn tự kiểm tra xem mức giá đang báo có hợp lý không. Nếu lợi nhuận trên mỗi dự án quá mỏng, con số sẽ hiện rõ trên giấy. Khi đó bạn có thể điều chỉnh báo giá trước khi tình hình tệ đi.
Thời hạn và những việc cần chuẩn bị mỗi kỳ
Thời hạn nộp báo cáo và nghĩa vụ thuế phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp cùng quy định hiện hành. Bạn nên kiểm tra lại với kế toán để chắc chắn áp dụng đúng cho trường hợp của mình, vì quy định có thể thay đổi theo từng thời kỳ.
Để tránh việc bị dồn vào cuối kỳ, hãy đặt lịch nhắc theo tháng và lập sẵn một thư mục chứng từ riêng. Mỗi tháng chỉ cần dành vài phút gom hóa đơn, chụp lại phiếu chi và cập nhật danh sách khách đã thanh toán. Việc nhỏ này tiết kiệm rất nhiều thời gian khi đến lúc lập báo cáo.
Câu hỏi thường gặp
Freelancer chưa lập công ty có cần báo cáo tài chính không?
Khi làm cá nhân, nghĩa vụ kê khai và sổ sách khác với doanh nghiệp. Bạn vẫn cần ghi chép thu chi và kê khai thuế theo quy định. Nếu thu nhập tăng nhanh hoặc bạn muốn làm việc với đối tác lớn, lúc đó mới nên cân nhắc lập công ty.
Báo cáo tài chính khác gì báo cáo thuế?
Báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ tình hình tài chính của công ty, phục vụ quản trị và đối tác. Báo cáo thuế chỉ tập trung vào nghĩa vụ thuế phải nộp cho cơ quan nhà nước. Hai loại này liên quan với nhau nhưng không thể thay thế cho nhau.
Bao lâu nên xem lại báo cáo một lần?
Bên mình khuyên xem tổng quan mỗi quý để kịp điều chỉnh, và xem chi tiết khi kết thúc năm. Nếu có dự án lớn hoặc khách hàng thay đổi đáng kể, hãy xem lại ngay để đánh giá tác động.
Thuê ngoài có phải tiết lộ toàn bộ khách hàng không?
Đơn vị làm báo cáo cần biết các giao dịch để ghi sổ đúng, nhưng thông tin này thuộc trách nhiệm bảo mật. Bạn nên hỏi rõ về cam kết bảo mật và chỉ cung cấp những chứng từ thật sự cần thiết cho việc lập báo cáo.