Scan chính là một trong những công việc không thể nào thiếu đi được trong các công ty, văn phòng thường xuyên phải soạn thảo, scan văn bản và hợp đồng, tài liệu quan trọng, dữ liệu hay các file lưu trữ. Khi đó thì không thể nào thiếu đi được phần mềm Scan.
Có thể nói rằng, sử dụng phần mềm Scan tài liệu sẽ đem lại cho bạn khá nhiều lợi ích tiện lợi, thuận tiện trong việc lưu trữ tài liệu, bảo mật các thông tin một cách nhanh chóng hơn. Tuy là vậy, nhưng làm sao để chọn được các phần mềm Scan tài liệu tốt? Thì còn chần chừ gì mà không nhanh tìm hiểu ngay bài viết dưới đây với 10 phần mềm Scan tài liệu mà bạn không nên bỏ qua.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm scan
Như những gì mà chúng tôi đã nói ở trên thì phần mềm Scan tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng. Nhưng trong phần này, bạn hãy cùng tìm hiểu về một số lợi ích mà phần mềm Scan mang lại nhé!
- Không chiếm diện tích văn phòng
Theo như cách quản lý, lưu trữ tài liệu theo phương pháp truyền thống thì chắc hẳn sẽ mất khá nhiều thời gian, chi phí mua sắm kệ đựng tài liệu, giá hoặc là tủ đựng tài liệu vừa tốn kém lại chiếm nhiều diện tích của văn phòng.
Thế nhưng khi sử dụng phần mềm Scan thì tất cả đều trở nên dễ dàng hơn, mọi dữ liệu và thông tin đều được lưu trữ toàn bộ ở hệ thống, khá là tiện lợi.
- Giúp bảo mật mọi thông tin an toàn hơn
Một khi bạn sử dụng phần mềm Scan thì hãy yên tâm về vấn đề bảo mật thông tin bạn nhé. Phần mềm Scan sẽ có nhiệm vụ bảo mật thông tin, hạn chế tình trạng thất lạc hay bị đánh cắp dữ liệu, thông tin quan trọng.
- Dễ dàng hơn và nhanh hơn trong việc tìm kiếm tài liệu
Khi các dữ liệu, thông tin đều được đẩy hết lên hệ thống quản lý chúng và người dùng có thể sắp xếp lại tất cả theo trình dự, sắp xếp lại rõ ràng sao cho thuận tiện khi người dùng tìm kiếm.
Xem thêm:
- Top 10 phần mềm quản lý ảnh tối ưu tốt nhất 2021
- Top 10 phần mềm quản lý file, quản lý dữ liệu trên máy tính tốt
- Top 7 phần mềm quản lý thời gian hiệu quả được ưa chuộng
Top 10 phần mềm scan tài liệu
Như vậy, bạn cũng đã biết về lợi ích mà phần mềm Scan mang lại rồi đúng không nào? Ngay sau đây sẽ là top 10 phần mềm Scan tài liệu mà bạn không nên bỏ qua, hãy tham khảo phần mềm Scan dưới đây bạn nhé.
Clear Scan
Ứng dụng Clear Scan hoàn toàn có thể giúp bạn hô biến điện thoại thành một máy quét tài liệu và quét được nhiều loại tài liệu khác nhau.
Ngoài ra ứng dụng còn cung cấp một số chức năng chỉnh sửa tiện lợi như tách văn bản trong ảnh thành định dạng văn bản với chất lượng cao Xuất tệp ở định dạng pdf và tính năng quét giúp người dùng xử lý công việc thuận tiện, đồng thời tiết kiệm thời gian.
Office Lens
Office Lens không chỉ hỗ trợ quét tài liệu mà còn quét danh thiếp và thậm chí cả văn bản trên bảng trắng. Tuy nhiên trước khi quét, thì nó sẽ yêu cầu bạn chọn loại tài liệu.
Khi đó tất cả những gì bạn cần làm là chọn tùy chọn phù hợp với mình và ứng dụng sẽ tự động bắt đầu xử lý phần còn lại. Mọi tài liệu được quét sẽ được lưu vào thư viện ảnh của điện thoại, OneNote, Word, OneDrive hoặc tệp PDF.
Genius Scan
Genius Scan cũng là một ứng dụng quét tài liệu miễn phí. Tính năng nhận dạng tài liệu thông minh của ứng dụng được đánh giá cao, cho phép trích xuất cơ bản các tài liệu từ nền.
Với ứng dụng này, chiếc điện thoại thông minh của bạn sẽ trở thành một chiếc máy quét bỏ túi vô cùng tiện lợi.
Abbyy FineScanner
Nếu bạn muốn nghiên cứu sâu hơn về phần mềm quét tài liệu thì dịch vụ của Abbyy là một trong những dịch vụ tốt nhất hiện nay. Abbyy FineScanner có thể phát hiện các tài liệu mà bạn lấy trên thiết bị và chúng sẽ tự động liên kết với thư viện riêng của nó, chính là nơi bạn có thể tự do chỉnh sửa và gửi chúng.
Advanced Scan to PDF
Có nhiều ưu điểm vượt trội đó là chỉ định kích thước trang, kiểu nén và thay đổi kích thước, vị trí hình ảnh. Advanced Scan to PDF xứng đáng là một phần mềm quét miễn phí tuyệt vời cho người dùng. Ngoài các chức năng trên, phần mềm còn cho phép người dùng thêm chữ ký số và mật khẩu bảo vệ vào tài liệu đã tạo.
Phần mềm Advanced Scan to PDF Free khá dễ sử dụng và cho phép bạn chuyển đổi các tệp và dữ liệu ở các định dạng khác nhau trong định dạng PDF, chẳng hạn như bản vẽ, fax, hình ảnh PNG, JPG, BMP, GIF, TIF. Đây là một chức năng mạnh mẽ, Giúp người dùng chủ động chuyển đổi các tài liệu hoặc hình ảnh cần thiết sang PDF để quét và chỉnh sửa.
Scanbot – Trình scan tài liệu PDF
Scanbot sẽ có nhiệm vụ quét bất kỳ tài liệu nào bạn đặt trước phần mềm, đặc biệt Scanbot sẽ thực hiện các thao tác mà các ứng dụng quét khác không làm được. Khi bạn cố gắng quét một tài liệu, ứng dụng sẽ cho bạn biết nên di chuyển đến gần hay xa hơn để có được kết quả quét tốt nhất. Khi đó bạn nên nâng cấp lên tài khoản trả phí, bạn có thể thêm ghi chú và lời nhắc (và hơn thế nữa) vào quá trình quét để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Phần mềm Scan miễn phí Tiny Scanner
Tiny Scanner có thể chuyển thiết bị Android của bạn thành một máy quét cầm tay. Bạn có thể quét bất kỳ tài liệu nào bạn gặp và lưu chúng dưới dạng tệp hình ảnh hoặc tệp PDF. Ứng dụng này cũng cung cấp khả năng lưu tệp thông qua các dịch vụ đám mây phổ biến nhất như Dropbox hay Box.
Tuy nhiên tài liệu này có khả năng quét ở thang độ xám, màu hoặc đen trắng. Và cạnh của trang sẽ được tự động phát hiện và bạn cũng có thể đặt kích thước trang thành Legal, A4 hoặc Letter.
Bạn có thể xem nội dung đã quét theo ngày, tiêu đề, chế độ xem danh sách hoặc hình thu nhỏ. Đồng thời bảo vệ tệp bằng cách thêm mật khẩu để tránh những con mắt tò mò.
Phần mềm Scan miễn phí Fast Scanner
Tiếp theo là ứng dụng Fast Scanner, ứng dụng này không có chức năng nhận dạng tự động. Bạn phải chụp ảnh theo cách thủ công và sau đó bạn có thể điều chỉnh cạnh của tài liệu như CamScanner.
Máy quét nhanh có nhiều bộ lọc cho từng loại tài liệu. Tương tự như Adobe Scan, Fast Scanner cũng gộp các bức ảnh chụp cùng lúc vào cùng một thư mục và đặt tên cho chúng dựa trên ngày giờ.
Ngoài ra, bạn có thể tự tạo các thư mục để lưu tất cả các tài liệu quan trọng. Không chỉ vậy, ứng dụng Android này còn cho phép bạn lưu kết quả quét được dưới dạng tệp JPEG hoặc PDF.
Phần mềm Scan miễn phí Adobe Scan
Ứng dụng quét của Adobe mang đến nhiều tính năng hữu ích, một trong số đó là tính năng tự động phát hiện. Sau khi cài đặt ứng dụng trên thiết bị, bạn chỉ cần hướng camera vào tài liệu mà bạn muốn quét. Sau khi giữ nó trong một khoảng thời gian, ứng dụng sẽ tự động chụp tài liệu và loại bỏ các phần không cần thiết.
Các công cụ khác của ứng dụng Adobe Scan bao gồm cắt, lưu ở dạng PDF, nhận dạng tài liệu trong tệp PDF đã lưu và lưu hình ảnh trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của điện thoại.
ScanToPDF – Phần mềm scan tài liệu
ScanToPDF là ứng dụng có thể chuyển đổi ảnh thật và quét thành tài liệu trên máy tính, điện thoại và ngược lại một cách nhanh chóng. Ngoài ra, khi quét mà không cần sử dụng máy quét chuyên nghiệp, ứng dụng cũng cung cấp cho người dùng rất nhiều hỗ trợ và ScanToPDF có thể chuyển đổi tài liệu ảnh quét thành các tệp pdf, word, excel. Đặc biệt, ứng dụng còn hỗ trợ đọc tiếng Việt.
Kết luận
Ngoài các phần mềm mà chúng tôi kể trên thì còn số phần mềm Scan khác nữa, nhưng lại không được đánh giá cao. Vậy nên với top 10 phần mềm Scan tài liệu mà chúng tôi đã mang đến cho bạn trong bài viết này, các lợi ích mà phần mềm mang lại sẽ là những thông tin bổ ích dành cho bạn.
